Відділ документального та організаційного забезпечення

Адреса: пл. Поштова, 3, каб. 203

Телефон: (0312)61-53-33

E-mail: protokol@rada-uzhgorod.gov.ua

Графік роботи:

Пн.-Чт. - 8.30-17.30 (обідня перерва 12.30-13.00)

Пт.- 8.30-14.30 (без обідньої перерви)

Адмінпослуги, які надає відділ:

  • видача копій рішень (розпоряджень), витягів із них, ксерокопій документів, що стали підставою для їх прийняття.

Козак Наталія Дмитрівна

Козак

 

   Вищу освіту здобула в Ужгородському державному університеті.

  Трудову діяльність в Ужгородській міській раді розпочала у 1984 році. Працювала на посадах інструктора оргвідділу, начальника протокольного відділу та з квітня 2017 року на посаді начальника відділу документального та організаційного забезпечення.

Посада П.І.Б. Контакти Адреса/№Кабінету
Начальник відділу Козак Наталія Дмитрівна 615333 203
Заступник начальника відділу Романюк Сергій Валерійович 616097

orgvid@rada-uzhgorod.gov.ua

204
Головний спеціаліст Мінаєва Алла Ласлівна 615333 203
Головний спеціаліст  Моргентал Іванна Юріївна 616097 204

П О Л О Ж Е Н Н Я
про відділ документального та організаційного забезпечення

1. Загальні положення

1.1. Відділ документального та організаційного забезпечення є виконавчим органом міської ради без права юридичної особи і діє як самостійний структурний підрозділ, утворюється міською радою, підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований виконавчому комітету міської ради, міському голові та керуючому справами виконкому відповідно до розподілу повноважень.
1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, регламентом виконкому, інструкцією з діловодства у виконавчих органах міської ради та цим Положенням.
1.3. Відділ має круглу печатку з назвою відділу.

2. Основні завдання

Основним завданням відділу є:
2.1. Організація єдиного порядку документування та організаційне забезпечення діяльності виконавчого комітету та його органів відповідно до вимог регламенту виконкому та інструкції з діловодства.
2.2. Удосконалення форм і методів організаційної роботи, чітке ведення діловодства у виконавчому комітеті в межах компетенції відділу.
2.3. Здійснення перспективного та поточного планування роботи виконавчого комітету міської ради.
2.4. Організаційне забезпечення засідань виконавчого комітету, нарад та інших заходів.
2.5. Координація і контроль за підготовкою структурними підрозділами матеріалів та проектів рішень, які вносяться на розгляд виконавчого комітету.
2.6. Здійснення аналітичної роботи по прийнятих документах виконкому та розпорядженнях міського голови.
2.7. Забезпечення тимчасового зберігання документів, що створюються у процесі діяльності ради та виконкому.
2.8. Надання адміністративних послуг, своєчасний розгляд звернень, запитів юридичних та фізичних осіб в порядку, установленому законодавством.

3. Повноваження

3.1. Готує проекти поточних планів роботи виконавчого комітету на основі пропозицій керівників відділів, управлінь та інших служб виконавчих органів
ради.
3.2. Узагальнює плани організаційних заходів та готує щотижневий план-календар заходів, що плануються для проведення у виконавчих органах міської ради та в місті, забезпечує розсилку його на електронні адреси виконавчих органів міської ради.
3.3. Організовує проведення нарад при міському голові та керуючому справами виконкому.
3.4. Забезпечує організаційну підготовку планових питань порядку денного засідань виконавчого комітету, редагування проектів рішень.
3.5. Формує порядок денний засідань виконкому, пакет проектів рішень
відповідно до порядку денного.
3.6. Повідомляє членів виконкому міської ради та прокурора міста про дату і час проведення засідання виконкому міської ради.
3.7. Організовує проведення засідання виконкому, веде та оформляє протокол.
3.8. Забезпечує реєстрацію рішень виконкому, веде журнал їх реєстрації, організовує своєчасне оформлення, тиражування, комплектування та розсилання у встановлені терміни копій рішень на виконання структурним підрозділам.
3.9. Забезпечує контроль за виконанням рішень виконкому.
3.10. Здійснює підготовку доручень міського голови і його заступників, реєструє усі доручення та забезпечує контроль за їх виконанням.
3.11. Бере участь у розробленні проектів розпоряджень міського голови, забезпечує редагування проектів розпоряджень, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи, забезпечує їх реєстрацію, тиражування та доведення до виконавців.
3.12. Готує в електронному вигляді розпорядження міського голови та подає для оприлюднення на офіційному сайті міської ради.
3.13. Завіряє витяги з рішень ради, виконкому і розпоряджень міського голови.
3.14. Організовує роботу з укомплектування, переплітання, зберігання, обліку документів міської ради та виконавчого комітету та подальшу передачу їх на зберігання у архівний відділ.
3.15. Надає адміністративні послуги, готує відповіді на звернення юридичних і фізичних осіб в установленому законодавством порядку.
3.16. Забезпечує доступ до публічної інформації.
3.17. Здійснює редагування ініціативних листів до вищих органів влади.
3.18. Бере участь у підготовці та проведенні заходів з відзначення загальнодержавних та міських свят.
3.19. Надає допомогу в організації та проведенні нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, громадських слухань, консультацій з громадськістю, узагальнює пропозиції та подає їх на розгляд міському голові.
3.20. Розглядає питання, пов’язані з реалізацією внутрішньої політики, налагоджує співпрацю з міськими об’єднаннями громадян, громадськими організаціями, готує пропозиції щодо залучення їх до вирішення актуальних
питань соціально-економічного розвитку міста.
3.21. Здійснює контроль за виконанням організаційно-технічних заходів з підготовки і проведення виборів Президента України, депутатів усіх рівнів на
території міста, надає допомогу виборчим комісіям.
3.22. Вносить пропозиції щодо змін до регламентних документів, бере
участь у їх підготовці.
3.23. Контролює дотримання структурними підрозділами єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними.
3.24. Готує та проводить навчання посадових осіб виконавчих органів ради з організаційних питань та питань ведення діловодства
3.25. Формує та оновлює базу привітань міського голови.

4. Права та обов’язки

Працівники відділу мають право:
4.1. Одержувати в установленому порядку від відповідних структурних підрозділів міської ради інформацію та матеріали, необхідні для виконання завдань, покладених на відділ.
4.2. Вимагати від працівників структурних підрозділів міської ради дотримання встановлених правил роботи з документами.
4.3. Повертати структурним підрозділам для доопрацювання проекти рішень та розпоряджень, якщо вони подані з порушеннями вимог інструкції з діловодства, регламенту виконавчого комітету міської ради.
4.4. Відмовити у редагуванні проектів, виконаних неякісно (допущені довільні скорочення, недописані слова, неправильно написані прізвища та ініціали осіб, тощо).
4.5. Залучати працівників, які подають проекти документів, для внесення відповідних правок.
4.6. Вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи.
4.7. На підвищення кваліфікації працівників.
4.8. На забезпечення сучасними засобами оргтехніки, необхідною програмою, електронною поштою, іншими технічними засобами, посібниками із сучасного діловодства та новими словниками.
4.9. Працівники відділу зобов’язані:
дотримуватися законодавства України, вимог даного Положення, посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку, правил та норм охорони праці, техніки безпеки; сумлінно виконувати свої посадові обов’язки; дотримуватися установлених законодавством правил професійної етики; підвищувати професійний рівень.

5. Керівництво та структура

5.1. Відділ документального та організаційного забезпечення очолює начальник, який призначається і звільняється з посади міським головою.
5.2. Підпорядковується міському голові та керуючому справами
виконкому.
5.3. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе відповідальність за вирішення покладених на відділ завдань.
5.4. На посаду начальника відділу призначається особа з вищою освітою і
стажем роботи в органах державної влади або місцевого самоврядування не менше трьох років.
5.5. Структура відділу та чисельність його працівників визначаються штатним розписом, який затверджується міським головою.

6. Взаємодія

Відділ документального та організаційного забезпечення в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з усіма стуктурними підрозділами міської ради з метою забезпечення чіткої роботи виконкому та єдиного порядку документування у виконавчому комітеті міської ради відповідно до вимог регламенту виконкому та інструкції з діловодства.

7. Відповідальність

7.1. Працівники відділу несуть відповідальність за:
– неналежне виконання завдань, покладених на відділ.
– порушення вимог антикорупційного законодавства.
– розголошення службової та іншої конфіденційної інформації, що стала відома при виконанні посадових обов’язків.
7.2. Працівники відділу звільняються від відповідальності за невиконання або неналежне виконання вимог даного Положення у випадку виникнення форс-мажорних обставин на час дії таких обставин. Працівники відділу звільняються від відповідальності за таке неналежне виконання тільки в тому випадку, якщо форс-мажорні обставини виникли після затвердження даного Положення, їх виникнення викликано подіями, що не залежали від волі працівників відділу, і працівники відділу вжили всіх необхідних заходів для того, щоб уникнути чи усунути негативні наслідки цих обставин.
7.3. Працівники відділу повинні в найкоротший термін, але не пізніше п’яти днів з дня настання форс-мажорних обставин, повідомити про них керівництво.
7.4. Неповідомлення або несвоєчасне повідомлення про настання або припинення даних обставин позбавляє працівників відділу права посилатися на зазначені обставини.
7.5. Під форс-мажорними обставинами розуміються: стихійні лиха (пожежі, повені, зсуви тощо), воєнні дії, незаконні діяння третіх осіб, епідемії, страйки, ембарго, бойкот, рішення і дії органів державної влади чи місцевого самоврядування.

8. Заключні положення

8.1. Припинення діяльності відділу здійснюється за рішенням міської
ради.
8.2. 3міни і доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття. Зміни та доповнення до Положення можуть бути внесені за ініціативою міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, начальника відділу, а також з метою приведення Положення у відповідність з чинним законодавством.
Секретар ради А. Сушко