Адреса: пл. Поштова, 3, каб. 103, 106

Телефон: (0312) 42-80-31 / 110

E–mail: umr@rada-uzhgorod.gov.ua

Графік роботи:

П О Л О Ж Е Н Н Я
про загальний відділ

1. Загальні положення

1.1. Загальний відділ є виконавчим органом міської ради без права юридичної особи і діє як самостійний структурний підрозділ, утворюється міською радою, підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований виконавчому комітету міської ради, міському голові та керуючому справами виконкому відповідно до розподілу повноважень.
1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Регламентом виконавчого комітету міської ради (далі — Регламентом виконкому), Інструкцією з діловодства в Ужгородській міській раді та її виконавчих органах (далі — Інструкція з діловодства), а також цим Положенням.
1.3. Свою роботу відділ планує відповідно до планів роботи міської ради та виконавчого комітету.
1.4. Має круглу печатку з назвою відділу, реєстраційні та кутові штампи.

2. Основні завдання

2.1. Забезпечення ведення діловодства в міській раді відповідно до Інструкції з діловодства та Регламенту виконкому.
2.2. Здійснення методичного керівництва і контроль дотримання у міській раді та її структурних підрозділах визначеного нормативно-законодавчими актами єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем.
2.3. Здійснення координації заходів щодо покращення організації контролю за виконанням розпорядчих документів вищих органів, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів обласної ради, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови, запитів на інформацію структурними підрозділами міської ради.
2.4. Підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів для керівництва міської ради щодо виконання директивних і розпорядчих документів вищих органів, розпоряджень міського голови, запитів на інформацію.

3. Повноваження

Відділ у межах своїх повноважень розробляє:
3.1. Розробляє Інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ
апарату ради та виконавчого комітету.
3.2. Здійснює реєстрацію та веде облік документів, у тому числі запитів на інформацію.
3.3. Організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі особі, відповідальній за ведення архіву.
3.4. Забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами вимог Інструкції, Регламенту виконкому та національних стандартів.
3.5. Готує проекти розпоряджень і доручень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу.
3.6. Вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в міській
раді.
3.7. Проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних
підрозділах міської ради.
3.8. Бере участь у впровадженні та використанні інформаційно- телекомунікаційної системи діловодства в міській раді.
3.9. Здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у міській раді.
3.10. Проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень.
3.11. Організовує збереження документаційного фонду міської ради та користування ним.
3.12. Перевіряє стан виконання контрольних документів управліннями і відділами міської ради в частині делегованих їм повноважень та вносить пропозиції про розгляд на засіданнях виконкому питань щодо вдосконалення організації контролю за виконанням документів структурними підрозділами, надає методично-практичну допомогу.
3.13. Забезпечує своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів про стан виконання контрольних завдань.
3.14. Завчасно готує і систематично надає структурним підрозділам міської ради письмові нагадування-попередження про наближення термінів виконання контрольних документів.
3.15. Інформує міського голову про кількість та характер запитів на інформацію і подає зазначену інформацію для оприлюднення на сайті міської ради.
3.16. Забезпечує облік, зберігання, видачу бланків виконавчого комітету та списання зіпсованих бланків.
3.17. Готує ініціативні листи та відповіді на листи і звернення юридичних та фізичних осіб, відповідно до резолюцій.
3.18. Забезпечує чітку та безперебійну роботу приймалень міського голови, секретаря ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому.

4.Права та обов’язки

4.1. Відділ має право:
4.1.1. Одержувати у встановленому порядку від відповідних структурних підрозділів міської ради інформації та матеріали, необхідні для виконання завдань, покладених на відділ.
4.1.2. Вимагати від працівників структурних підрозділів міської ради дотримання визначеного нормативно-законодавчими актами єдиного порядку документування і роботи з документами.
4.1.3. Повертати виконавцям матеріали для доопрацювання їх у випадках порушення Інструкції з діловодства, Регламенту виконкому.
4.1.4. Вимагати від управлінь, відділів міської ради вдосконалення форм і методів роботи з контрольними документами, дотримання виконавської дисципліни.
4.1.5. Вносити пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів, заохочення або притягнення до відповідальності посадових осіб, з вини яких порушені строки їх виконання.
4.1.6. Залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів ради для проведення перевірок роботи з контрольними документами, вжиття заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків.
4.2. Обов’язки:
4.2.1. Працівники відділу зобов’язані дотримуватися законодавства України, вимог даного Положення, посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку, правил та норм охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
4.2.2. Працівники відділу, які виявили порушення в роботі управлінь, відділів, інших структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету або службових осіб, зобов’язані доповісти керівництву про ці порушення для вжиття необхідних заходів з їх усунення.
4.2.3. Покладання на відділ та його працівників обов’язків, які не передбачені цим Положенням, посадовими інструкціями і не стосуються роботи відділу, забороняється.

5. Керівництво та структура

5.1. Керівництво відділом здійснює начальник, який призначається і звільняється з посади міським головою.
5.2. На час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує заступник.
5.3. Начальник відділу:
5.3.1. Планує роботу відділу і забезпечує виконання затверджених планів.
Визначає завдання і проводить розподіл обов’язків між працівниками віддлу.
5.3.2. Розробляє посадові інструкції працівників відділу, забезпечує дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку.
5.3.3. Вносить у встановленому порядку подання про присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування, заохочення працівників відділу
та накладання дисциплінарних стягнень.
5.3.4. Забезпечує підвищення кваліфікації працівників відділу.
5.3.5. Щорічно готує пропозиції щодо списку кадрового резерву на посади службовців органів місцевого самоврядування — працівників відділу.
5.3.6. Розробляє Інструкцію з діловодства і зведену номенклатуру справ апарату ради та апарату виконавчого комітету.
5.3.7. Здійснює контроль за дотриманням у міській раді Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства.
5.3.8. Надає методичну допомогу та готує і проводить навчання посадових осіб міської ради з питань ведення діловодства.
5.3.9. Забезпечує організацію контролю за виконанням директивних і розпорядчих документів вищестоящих органів влади, розпоряджень міського голови структурними підрозділами міської ради.
5.3.10. Узагальнює дані щодо обсягу документообігу та виконання контрольних документів і подає їх на розгляд керівництва міської ради.
5.3.11. Бере участь у запровадженні в міській раді електронного документообігу.
5.3.12. Забезпечує зберігання і користування печаткою відділу.
5.3.13. Вживає заходів по вдосконаленню роботи відділу.
5.3.14. Виконує інші обов’язки, покладені на нього міським головою та заступником міського голови, керуючим справами виконкому.
5.4. Заступник начальника відділу:
5.4.1. Забезпечує:
– своєчасний розгляд документів;
– відправку телеграм, листів та інших документів;
– зберігання та користування штампами;
– надання методичної і практичної допомоги управлінням, відділам місь- кої ради з питань ведення діловодства;
– зберігання документів щодо діяльності органу місцевого самовря- дування, передачу їх на зберігання у встановленому порядку.
5.4.2. Здійснює контроль:
– за рухом документів у міській раді;
– за правильним оформленням вхідної і вихідної кореспонденції згідно з Інструкцією з діловодства;
– за своєчасним вирішенням питань, які направлені на розгляд;
– за виконанням разових доручень міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконкому, листів, телеграм та інших документів.
5.4.3. Організовує роботу з ведення реєстраційної та довідкової картотек, обліку і зберігання завершених справ. Веде інформаційно-довідкову і статистичну звітність про документообіг у міській раді, щомісячно інформує з цих питань начальника відділу.
5.4.4. Є відповідальною посадовою особою виконавчого комітету, яка організовує у встановленому порядку доступ до публічної інформації, в межах компетенції та повноважень відповідає за реєстрацію, облік, систематизацію запитів на інформацію, аналізування та звітування про стан роботи із запитами на інформацію від фізичних та юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу
юридичної особи.
5.4.5. Стежить за дотриманням правил з охорони праці та протипожежного захисту.
5.5. Структура відділу та чисельність його працівників визначаються штатним розписом, який затверджується міським головою.
5.6. На посаду начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра; досконало володіє державною мовою, основами діловодства, ПК та іншою оргтехнікою і має стаж роботи в органах державної влади або місцевого самоврядування не менше трьох років.
5.7. На посаду спеціаліста відділу призначається особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра; досконало володіє державною мовою, основами діловодства, ПК та іншою оргтехнікою і має стаж роботи в органах державної влади або місцевого самоврядування не менше одного року.
5.8. Розподіл обов’язків та посадові інструкції працівників відділу розробляються та затверджуються начальником відділу і погоджуються із керуючим справами виконкому.

6.Взаємодія

Загальний відділ в установленому законодавством порядку та в межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету, установами та організаціями міста, незалежно від форм власності, з метою забезпечення єдиного порядку документування у виконавчому комітеті міської ради відповідно до вимог регламенту та інструкції з діловодства.

7. Відповідальність

7.1. Працівники відділу несуть відповідальність за:
7.1.1. Організацію і ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Інструкції з діловодства, Регламенту виконавчого комітету міської ради та забезпечення контролю за своєчасним виконанням документів.
7.1.2. Якісне і своєчасне виконання посадових завдань та обов’язків.
7.1.3. Своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів міської ради в частині делегованих їм повноважень про хід виконання актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Прем’єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, депутатів обласної ради, розпоряджень міського голови. запитів на інформацію.
7.1.4. Належне зберігання переданих їм для роботи рішень, розпоряджень, матеріалів до них, а також інших документів, що надходять у відділ в порядку здійснення його завдань та функцій.
7.1.5. Порушення вимог антикорупційного законодавства;
7.1.6. Розголошення службової та іншої конфіденційної інформації, яка стала відома при виконанні посадових обов’язків.
7.1.7. Працівники відділу звільняються від відповідальності за невиконання або неналежне виконання вимог даного Положення у випадку виникнення форс-мажорних обставин на час дії таких обставин. Працівники відділу звільняються від відповідальності за таке неналежне виконання тільки в тому випадку, якщо форс-мажорні обставини виникли після затвердження даного Положення, їх виникнення викликано подіями, що не залежали від волі працівників відділу, і працівники відділу вжили всіх необхідних заходів для того, щоб уникнути або усунути негативні наслідки цих обставин.
7.1.8. Працівники відділу повинні в найкоротший термін, але не пізніше п’яти днів з дня настання форс-мажорних обставин, повідомити про них керівництво.
7.1.9. Неповідомлення або несвоєчасне повідомлення про настання або припинення даних обставин позбавляє працівників відділу права посилатися на дані обставини.
7.1.10. Під форс-мажорними обставинами розуміються: стихійні лиха (пожежі, повені, зсуви тощо), воєнні дії, незаконні діяння третіх осіб, епідемії, страйки, ембарго, бойкот, рішення і дії органів державної влади чи місцевого самоврядування.
7.1.11. Факт виникнення і припинення форс-мажорних обставин підтверджується відповідним документом, виданим уповноваженим органом.

8.Заключні положення

8.1. Припинення діяльності відділу здійснюється рішенням міської ради
або у встановленому нею порядку іншим органом відповідно до вимог діючого законодавства України.
8.2. 3міни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття. Зміни та доповнення до Положення можуть бути внесені за ініціативою міського голови, заступників міського голови, начальника відділу, а також з метою приведення Положення у відповідність до чинного законодавства.