Вимоги до документів, які складено за кордоном

Доволі часто в іноземних громадян чи юридичних осіб, що створені та зареєстровані відповідно до законодавства інших держав (далі разом — нерезиденти), виникає необхідність вчинити в Україні юридично значущі дії (наприклад, зареєструвати право власності оформити спадкові права, укласти договір купівлі-продажу нерухомого майна чи створити дочірнє підприємство). Однак не завжди в подібних випадках такі нерезиденти мають час або змогу прибути в Україну для їх вчинення.

Вирішити таку ситуацію та оперативно вчинити заплановані юридичні дії дає змогу інститут довіреності, який з тими чи іншими особливостями існує в законодавстві всіх держав світу. При цьому варто пам’ятати, що оформлення довіреності за кордоном для дії в Україні має свої юридичні особливості.

Якщо вчинення юридично значущої дії в Україні потребує нотаріального оформлення чи пов’язане з реєстраційними діями в органах державної влади та/або місцевого самоврядування, то довіреність має бути легалізована, якщо інше не передбачено чинними міжнародними договорами України (ст. 13 Закону про МПП). Відповідно до абз. 3 ст. 54 Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України від 2 квітня 1994 року № 127/94 консульська легалізація полягає в установленні і засвідченні справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ чи акт або засвідчила попередній підпис на них, справжності відбитка штампа, печатки, зразки яких отримано консулом офіційним шляхом від компетентних органів держави перебування.

Департамент консульської служби МЗС України не легалізує документи, складені на території іноземних держав. Такі документи повинні бути легалізовані в консульській установі України в державі походження документів. У разi відсутності в країні походження документів консульської установи України, іноземні документи можуть бути легалізовані Департаментом Консульської служби МЗС України, за умови засвідчення в МЗС країни походження документів та в консульській установі цієї країни, що представляє її інтереси в Україні.

У більшості випадків нерезиденти, які видають довіреність для дії на території України, вдаються до процедури проставлення апостилю, яка є більш швидкою, ніж  консульська легалізація.

22.12.2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція від 5 жовтня 1961  року, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

При застосуванні Гаазької Конвенції виконується процедура проставлення апостиля на офіційних документах компетентними органами України для представлення їх на території держав — учасниць Конвенції. Апостиль — це спеціальний штамп у формі квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 сантиметрам, який засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписувала документ, і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено документ.  В Україні розмір спеціального штампу апостилю встановлено 10х10. Відповідно до вимог ст. 4 Конвенції, апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється з документом; він повинен відповідати зразку, що додається до цієї Конвенції. Текст Гаазької Конвенції, а відповідно і зразка апостилю, викладено французькою та англійською мовами. Однак апостиль може бути складений офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок «Apostille» (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» повинен бути викладений французькою мовою.

Перелік країн, які приєдналися до Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (апостиль):

Австралія, Австрія, Азербайджан, Албанія, Андорра, Антигуа і Барбуда, Аргентина, Багами, Барбадос, Беліз, Бельгія, Білорусь, Болгарія, Боснія та Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Венесуела, Вірменія, Гондурас, Гренада, Греція, Грузія, Данія,  Домініканська Республіка, Еквадор, Ель Сальвадор, Естонія, Ізраїль, Індія, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Італія, Казахстан, Китай, Гонконг,  Китай, Макао,  Кіпр, Колумбія, Корея, Латвія, Лесото, Литва, Ліберія, Ліхтенштейн, Люксембург, Маврикій, Македонія, Малаві, Мальта, Маршалові острови, Мексика, Молдова, Монако, Намібія, Нідерланди, Ніує, Нова Зеландія, Норвегія, Острови Кука, Панама, Південна Африканська Республіка, Польща, Португалія, Російська Федерація, Румунія, Самоа, Сан Марино, Свазіленд, Сейшели, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сент-Кіттс і Невіс, Сент-Лусія, Сербія, Словацька Республіка, Словенія, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії,  Сполучені Штати Америки, Сурінам,  Тонга,  Тринідад і Тобаго, Туреччина, Угорщина, Україна, Федеративна Республіка Німеччина, Фіджі, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чеська Республіка, Чорногорія, Швейцарія, Швеція, Японія.

Без будь-якої легалізації чи апостилювання є чинними на території України довіреності, які були засвідчені компетентними органами на території таких держав: Болгарія, Естонія, Латвія, Литва, Польща, Румунія, Сербія, Чехія, Грузія, Македонія, держави СНД — учасниці Мінської конвенції.

Згідно положень Мінської конвенції документи, які на території однієї з держав, що є учасником Мінської конвенції, виготовлені або засвідчені установою, або спеціально на те уповноваженою особою в межах їх компетенції і за встановленою формою та скріплені гербовою печаткою, приймаються на території України без будь-якого спеціального посвідчення.

Крім того, між Україною та деякими іноземними державами укладено двосторонні міжнародні  договори, які регулюють питання правових відносин і міжнародної правової допомоги у цивільних справах, і містять положення про те, що документи, складені або засвідчені компетентним органом однієї Договірної Сторони та підтверджені підписом уповноваженої особи й офіційною печаткою, є дійсними на території іншої Договірної Сторони без подальшого засвідчення. З переліком таких міжнародних договорів, що набрали чинності станом на сьогоднішній день, можна ознайомитись на сайті Міністерства юстиції України.

Начальник відділу державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень Тетяна Мага