Архівний відділ

Адреса : вул. Кармелюка 7.

Телефон: (0312)61-57-32

E-mail: arhiv@rada-uzhgorod.gov.ua

Графік роботи:

Пн.-Чт. - 8.30-17.30 (обідня перерва 12.30-13.00)

Пт.- 8.30-14.30 (без обідньої перерви)

Прийом громадян:

Вт. 9.30-17.30

Чт. 14.00-17.30

В архівному відділі Ужгородської  міської ради зберігаються документи з особового складу ліквідованих установ, що діяли в місті Ужгороді. При ліквідації чи припиненні діяльності установи передавали на довготривале державне зберігання накази керівника підприємства та відомості нарахування заробітної плати. На жаль, не всі документи збереглися, на них впливав час та, інколи, недбалість попередніх власників. Отримати інформацію з документів фондів ліквідованих установ можна звернувшись до архівного відділу Ужгородської міської ради. Перелік установ, з перейменуваннями, документи яких знаходяться на державному зберіганні.

Марьина   

Мар’їна Тетяна  Іванівна

Біографічна довідка

Вищу освіту здобула в Ужгородському державному інституті інформатики, економіки і права.

Трудову діяльність в Ужгородській міській раді розпочала у квітні 2010 року на посаді начальника архівного відділу.

Особистий прийом громадян

Особистий прийом громадян проводиться щовівторка 8:30 - 17:30, за адресою: вулиця Кармелюка, 7. Запис на прийом здійснюється в день прийому за телефоном (0312) 615732.

Посада П.І.Б. Контакти Адреса
Начальник відділу Мар’їна Тетяна Іванівна arhiv@rada-uzhgorod.gov.ua615732 вул. Кармелюка, 7
Заступник начальника відділу Бондаренко Ганна Борисівна
Головний спеціаліст Станчак Олена Степанівна

П О Л О Ж Е Н Н Я
про архівний відділ

1.Загальні положення

1.1. Архівний відділ Ужгородської міської ради (надалі – відділ) є виконавчим органом Ужгородської міської ради для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста.
1.2. Відділ є підзвітним і підконтрольним міській раді, виконавчому комітету міської ради, міському голові та підпорядкований керуючому справа-ми виконкому, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконав-чої влади також підконтрольний державному архіву області, Державній архівній службі.
1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи“, іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, ухвалами міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням, іншими нормами законодавства України. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекоменда-ціями Державної архівної служби, Державного архіву Закарпатської області.
1.4. Відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.
1.5. Повне найменування відділу: архівний відділ Ужгородської міської ради.
1.6. Юридична адреса відділу: 88000, м. Ужгород, вул. Кармелюка, 7.

2.Основні завдання

2.1. Здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.
2.2. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та / або юридичними особами приватного права (надалі – приватні архіви),
архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, які не належать до Національного архівного фонду (надалі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства.
2.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, які мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відо-мостей, які в них містяться.
2.4. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3. Повноваження

3.1. Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань:
— складає і за погодженням з Державним архівом Закарпатської області, подає на затвердження міському голові плани розвитку архівної справи у місті та забезпечує їх виконання.
3.2. Забезпечує зберігання, облік і охорону:
— документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органом місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;
— документів особового походження;
— друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, які використовуються для довідково-інформаційної роботи;
— облікових документів і довідкового апарату до них.
3.3. Організовує роботу з включенням документів до Національного архівного фонду або виключенням документів з нього незалежно від місця їх зберігання на території м. Ужгорода і форм власності на них.
3.4. Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.
3.5. Інформує Державний архів Закарпатської області про виявлення архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації пере-важного права держави на їх придбання.
3.6. Складає і за погодженням з Державним архівом Закарпатської області подає на затвердження міському голові перелік підприємств, установ та організацій, документи яких підлягають зберіганню в архіві, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.
3.7. Подає на затвердження Державному архіву Закарпатської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу.
3.8. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від
форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів.
3.9. Надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів.
3.10. Веде зведений облік архівних документів, які зберігаються на підприємствах, в установах та організаціях м. Ужгорода, подає належні відомості про них Державному архіву Закарпатської області.
3.11. Організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям з впорядкування документів і використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівів (архівних підрозділів) і діловодних служб підприємств, установ та організацій.
3.12. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архіві.
3.13. Здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу.
3.14. Організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством.
3.15. Передає Державному архіву Закарпатської області у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для подальшого зберігання.
3.16. Видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає у встановленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.
3.17. Розглядає номенклатури справ, поданих підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян, та підготовлені ними описи справ постійного зберігання і справ з особового складу, актів про вилучення для знищення документів, які не внесені до Національного архівного фонду, подання їх на розгляд експертної комісії.
3.18. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
3.19. Готує проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, візування проектів актів відповідно до компетенції.
3.20. Забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції.
3.21. Забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої є відділ.
3.22. Розглядає звернення громадян, підприємств, установ та організацій.
3.23. Розглядає депутатські запити та звернення.
3.24. Забезпечує представництво інтересів відділу в органах державної влади, на підприємствах, установах, організаціях всіх форм власності безпосередньо керівником або на підставі виданої керівником довіреності.
3.25. Створює експертну комісію (надалі – ЕК) для експертизи цінності документів. Положення та персональний склад ЕК затверджується начальником архівного відділу на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1226/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25.06.2013 № 1061/23593.
3.26. Архівний відділ забезпечує виконання інших повноважень, покладених на відділ відповідно до законодавства України, актів міської ради, виконавчого комітету, міського голови.

4. Права та обов’язки

4.1. Залучати фахівців органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, які належать до його компетенції.
4.2. Здійснювати контроль, проводити перевірки та аналітичну роботу з питань, які належать до його компетенції.
4.3. Отримувати у встановленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань.
4.4. Отримувати у встановленому порядку від посадових осіб міської ради документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
4.5. Скликати у встановленому порядку наради з питань, які належать до його компетенції.
4.6. Брати участь у засіданнях виконавчого комітету, інших дорадчих і колегіальних органів, нарадах, які проводяться у міській раді.
4.7. Залучати працівників виконавчих органів міської ради для підготовки проектів нормативних актів та інших документів, а також для розробки і здійснення заходів, які проводить відділ відповідно до покладених на нього обов’язків.
4.8. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.
4.9. Звертатись до суду з позовними заявами у порядку, встановленому законодавством України, у тому числі про визнання незаконними актів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, які обмежують права територіальної громади, а також повноваження відділу та його посадових осіб.
4.10. Вносити подання до відповідних органів про притягнення до відповідальності посадових осіб, які ігнорують законні вимоги та рішення міської ради, її виконавчих органів, прийняті у межах їх повноважень.
4.11. Брати участь у конференціях, семінарах, круглих столах тощо, сприяти у межах компетенції у їх проведенні.
4.12. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.
4.13. Отримувати у встановленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, які підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, які містять інформацію з обмеженим доступом.
4.14. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
4.15. Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.
4.16. Порушувати у встановленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.
4.17. Порушувати у порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
4.18. Працівники відділу зобов’язані:
– дотримуватися законодавства України, вимог даного Положення,
посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку, правил та норм охорони праці, техніки безпеки; – сумлінно виконувати свої посадові обов’язки; – дотримуватися установлених законодавством правил професійної етики; – підвищувати професійний рівень.

5. Керівництво та структура

5.1. Відділ очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади міський голова за поданням керуючого справами виконкому у порядку, визначеному законодавством.
Начальник відділу:
5.2. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність перед міською радою, міським головою, виконавчим комітетом, керуючим справами виконкому за виконання покладених на відділ завдань.
5.3. Організовує роботу та визначає міру відповідальності всіх працівників відділу, розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання.
5.4. Вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, які знаходяться на зберіганні.
5.5. Проводить прийом громадян, розглядає звернення, які належать до компетенції архівного відділу.
5.6. Видає у межах компетенції накази, організовує і контролює їх виконання.
5.7. Представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.
5.8. У процесі реалізації завдань та функцій відділу забезпечує взаємодію відділу з іншими виконавчими органами міської ради.
5.9. Організовує виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.
5.10. Надає пропозиції про встановлення надбавок і доплат, присвоєння рангів, преміювання, надання відпусток і матеріальних допомог (допомоги на оздоровлення при наданні щорічної відпустки та матеріальної допомоги для вирішення соціально-побутових питань), службових відряджень працівникам відділу, проведення їх оцінки, застосування заходів дисциплінарного впливу та дисциплінарних стягнень тощо.
5.11. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством України, ухвалами міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням.
5.12. Працівників відділу призначає на посади та звільняє з посад міський голова за поданням начальника архівного відділу з погодженням керуючого справами виконкому у порядку, визначеному законодавством.
5.13. Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються начальником архівного відділу.
5.14. Відділ видає накази організаційно-розпорядчого характеру.

6. Взаємодія

Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

7. Відповідальність

7.1. Працівники відділу несуть відповідальність за:
– неналежне виконання завдань, покладених на відділ.
– порушення вимог антикорупційного законодавства.
– розголошення службової та іншої конфіденційної інформації, що стала відома при виконанні посадових обов’язків.
7.2. Працівники відділу звільняються від відповідальності за невиконання або неналежне виконання вимог даного Положення у випадку виникнення форс-
мажорних обставин на час дії таких обставин. Працівники відділу звільняються від відповідальності за таке неналежне виконання тільки в тому випадку, якщо форс-мажорні обставини виникли після затвердження даного Положення, їх виникнення викликано подіями, що не залежали від волі працівників відділу, і працівники відділу вжили всіх необхідних заходів для того, щоб уникнути чи усунути негативні наслідки цих обставин.
7.3. Працівники відділу повинні в найкоротший термін, але не пізніше п’яти днів з дня настання форс-мажорних обставин, повідомити про них керівництво.
7.4. Неповідомлення або несвоєчасне повідомлення про настання або припинення даних обставин позбавляє працівників відділу права посилатися на зазначені обставини.
7.5. Під форс-мажорними обставинами розуміються: стихійні лиха (пожежі, повені, зсуви тощо), воєнні дії, незаконні діяння третіх осіб, епідемії, страйки, ембарго, бойкот, рішення і дії органів державної влади чи місцевого самоврядування.

8. Заключні положення

8.1. Ліквідацію та реорганізацію відділу проводить міська рада за поданням міського голови у порядку, встановленому законодавством України.
8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

  1. Надання  архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі, на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування, депутатських звернень.
  2. Надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі , юридичним та фізичним особам на тематичні запити.
  3. Надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі, юридичним та фізичним особам на запити щодо підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно.
  4. Надання архівних довідок, що підтверджують трудовий стаж на підприємствах, документи яких зберігаються в архівному  відділі.
  5. Надання архівних довідок про заробітну плату на підприємствах, документи яких зберігаються в архівному відділі.
  6. Інформаційне обслуговування користувачів в архівному відділі.
  7. Організація роботи експертної комісії при архівному відділі Ужгородської міської ради.
  8. Схвалення положень про архівні підрозділи, про експертні комісії; номенклатури справ підприємств, установ, організацій міста; актів про вилучення до знищення; описів справ тривалого зберігання та з особового складу підприємств, установ, організацій міста, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

Архівним відділом Ужгородської  міської ради надаються такі послуги:

Назва послуги Перелік необхідних документів для отримання послуги Графік прийому з питань надання зазначеної послуги Термін надання послуги, вартість послуги
Надання архівної довідки (архівної копії, архівного витягу) яка відображає інформацію, що міститься у рішеннях Ужгородської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнях міського голови та додатках до них. Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія документа, що підтверджує факт зв’язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи) Вівторок

з 8.30-12.00

12.30-16.30

та четвер з 13.00-16.30

 

 

30 днів – безкоштовно

Надання довідки про підтвердження стажу роботи та/або розмірів заробітної плати з документів ліквідованих установах м. Миргорода, що надійшли на державне зберігання при завершенні діяльності установи Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія трудової книжки за період за який запитується інформація, копія документа, що підтверджує факт зв’язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи) Вівторок

з 8.30-12.00

12.30-16.30

та четвер з 13.00-16.30

30 днів безкоштовно
Надання архівної довідки (архівної копії, архівного витягу) яка відображає інформацію, що міститься у документах з особового складу що надійшли на державне зберігання Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія трудової книжки за період за який запитується інформація (при необхідності), копія документа, що підтверджує факт зв’язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи) Вівторок

з 8.30-12.00

12.30-16.30

та четвер з 13.00-16.30

 

30 днів – безкоштовно

Видача справ, що зберігаються в архівному відділі, особам, що бажають отримати архівну інформацію для проведення дослідження або отримання відомостей, що стосуються запитувача інформації Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія документа, що підтверджує факт зв’язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи) Середа – четвер з 13.00 до 16.30 До отримання необхідної інформації

Законодавча підстава надання послуги: Закон України „Про національний архівний фонд і архівні установи”, Закон України „Про інформацію”, Закон України „Про захист персональних даних”.

Якщо у вас відбувається процес реорганізації підприємства або його припинення шляхом приєднання до іншої юридичної особи, вам необхідно отримати довідку в архівному відділі для надання державному реєстратору.

До архівного відділу надаються такі документи:

– примірник опису справ з особового складу;

– примірник акту прийому-передачі документів;

– лист про необхідність отримання довідки, в  якому зазначається: причини передавання документів (рішення власника, сесії міської ради та ін.), кому були передані справи, на якій підставі (акт від якої дати) та де будуть зберігатися документи.

– копію акту перевірки фінансово-господарської діяльності з Державної податкової інспекції.

Опис справ з особового складу формується після упорядкування таких справ та включає, найчастіше, кадрові накази керівника, відомості нарахування заробітної плати та документи, що відображають створення організації та припинення її діяльності. Для упорядкування необхідно пронумерувати, підшити у тверду (картонну) обкладинку та описати справи, які міститимуть накази керівника про прийом, переведення та звільнення працівників та відомості нарахування заробітної плати за весь період роботи підприємства.

Акт прийому-передачі документів складається у 3 екземплярах: для установи, що передає, що отримує документи та архівного відділу.

Експертна комісія архівного відділу Ужгородської міської ради діє на постійній основі та проводить свої засідання не рідше одного разу на квартал, у разі необхідності – частіше.

До компетенції експертної комісії архівного відділу входить:

  • погодження інструкцій з діловодства, номенклатури справ, положень про експертні комісії та архівні підрозділи установ та організацій міста;
  • схвалення описів документів постійного терміну зберігання, описів з особового складу та актів на виділення до знищення документів установ та організацій, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду;
  • погодження описів документів з особового складу та актів на виділення до знищення документів установ та організацій, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду;
  • розглядає та затверджує списки установ та організацій у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду.

Для подання документів на розгляд експертної комісії або отримання консультацій звертайтеся до архівного відділу Ужгородської  міської ради.

РАКС  міський  тел.61-43-03 вул. Небесної Сотні

  • свідоцтва про шлюб з 1939 року по сьогоднішній день
  • про народження з 1940 року

РАКС  районний тел.61-53-37  вул.Загорська

РАКС обласний   тел.3-55-18  полоща Народна

ОБЛАСНИЙ АРХІВ  тел.2-06-10 вул.Минайська 14 а

  • документи до  1940 року ,
  • метричні книги,
  • свідоцтва про народження,
  • одруження,
  • смерть

РАЙОННИЙ АРХІВ  тел.2-88-30.вул.Станційна 56.

РАЙОННИЙ ТРУДОВИЙ тел.67-25-30 вул.Станційна 56.

АРХІВ БТІ тел. 61-71-42 пл.Жупанацька

  • інвентарні справи та інше

Архів управління освіти пл.  Жупанацька

  • дипломи про закінчення навчального закладу,
  • стаж роботи учителів , вихователів  дитячих садочків, та  інш. персоналу.

Пенсійний фонд тел.64-20-07 вул. Загорська

З В І Т

про роботу архівного відділу за 2019 рік 

Архівний відділ у 2019 році працював відповідно до Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про звернення громадян», «Про місцеве самоврядування в Україні».У своїй роботі керувався основними Правилами роботи державних архівів України та Положенням про архівний відділ Ужгородської міської ради.

Архівний відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.

Відділ підзвітний та підконтрольний міській раді, виконавчому комітету міської ради, міському голові та керуючому справами виконкому, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також під-контрольний Державному архіву Закарпатської області, Державній архівній службі.

Основним завданням відділу була реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території міста з метою забезпечення поповнення Національного архівного фонду (НАФ) документами, що мають місцеве значення їх державну реєстрацію, облік, зберігання та використання інформації. 

Зберігання, комплектування і облік архівних документів 

На даний час у 56 фондах НАФ архіва зберігаються 13 тисяч 234 справ з основної діяльності та 11 тисяч 551 справ у 72 фондах з кадрових питань (особового складу). На 28.12.2019 року наявні 128 фондів , 24 тисяч 785 справи. Найдавніші документи датуються 1944 роком.

В ході виконання планових завдань на 2019 рік, забезпечено ком-плектування, облік та збереженість документів НАФ.

На виконання наказу Державної архівної служби України «Про вжиття заходів щодо упорядкування та приймання документів Національного  архівного фонду  на постійне зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені строки» прийнято на зберігання  документи Управління  Пенсійного Фонду України в м. Ужгороді у кількості 346 од. за 1991-2018 роки. В ці документи входять накази з основної діяльності , штатні розписи, кошториси, річні баланси, фінансові звіти, листування з установами та інше.

На виконання обласної Програми здійснення контролю за наявністю станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки проведено перевіряння документів фонду « Ужгородська міська планова комісія» фонд №352 за 1948-1983 (246 од. зберігання), «Прокуратура м. Ужгорода» фонд №353 (271 од. зберігання), Ужгородська загальноосвітня школа 11-111 ступенів №1 фонд №362 за 1948-1988 (216 од. зберігання), «Товариські суди при будинкоуп-равлінні» фонд № 368 (35 од. зберігання).

Не менш важливим завданням архівного відділу є забезпечення умов зберігання документів. Всі документи НАФ, що надходять в архівний відділ закартоновуються в архівні коробки та розміщуються на відповідні стелажі в архівосховищі, де підтримується певний температурний режим та волога. Один раз в тиждень показники гігрометра заносяться в журнали реєстрації спос-тережень за температурно-вологісним режимом. В архівосховищі введеному в дію у 2015 році встановлено сучасну вентиляцію. Охоронна сигналізація при-міщень перебуває у справному стані.

 Згідно плану роботи формуються документи НАФ та проводиться експертиза цінності. Контролюється організація зберігання документів в архівних підрозділах установ та організацій міста.

Джерелами формування НАФ у зоні свого комплектування архівним відділом визначено 15 установ та організацій. Список їх затверджено ди-ретором Державного архіву Закарпатської області. У списку є три установи державної форми власності та 12 комунальної, з них 14 мають ізольовані приміщення в архівних підрозділах. Відділ постійно працює з цими органі-заціями, надаючи їм як методичну, так і практичну допомогу в складанні номенклатури справ , в описуванні документів, проведення експертизи, підго-товці актів на вилучення документів для знищення та погодження графіків передачі документів на зберігання до архівного відділу.

В архівному відділі створена експертна комісія (ЕК), завданням якої є координація роботи з проведення експертизи цінності документів державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій різних форм власності, об’єднань громадян, що знаходяться у зоні комплектування архівного відділу.

Експертна комісія відділу погоджує номенклатури справ організацій, схвалює описи справ, акти вилучення на знищення документів, історичні довідки та інструкції з діловодства. Проведено 12 засідань ЕК, де розглянуто 150 питань. Схвалено 20 номенклатур, 20 актів на знищення документів, 65 описів документів постійно зберігання, 125 описів документів з особового складу. Всі документи організацій, що належать до НАФ, передавались на погодження експертно-перевірній комісії (ЕПК) Державного архіву області.

Експертиза та упорядкування документів проводились в установах і організаціях. Описано документи Управління освіти Ужгородської міської ради по 2018 рік, Ужгородського міського територіального центру по 2010 рік, Департаменту праці та соціального захисту населення Ужгородської міської ради по 2015 рік, Музичної школи ім. П.І.Чайковського по 2017 рік, Класичної гімназії в м. Ужгороді по 2018 рік.

 Надано методичну допомогу в упорядкуванні документів Комунальному некомерційному підприємству «Ужгородська міська поліклініка».

В минулому році проведена 1 комплексна перевірка в Управлінні освіти Ужгородської міської ради та 1 тематична перевірка «Про стан зберігання архівних документів» в Управлінні капітального будівництва Ужгородської міської ради .

Відділ контролює стан зберігання документів у архівних підрозділах установ і організацій, які створюють і передають документи НАФ, та в тих, що не передають.

Використання документів, що зберігаються у відділі 

За використанням інформації яка знаходиться в документах, що зберігаються в архівному відділі, найбільше громадяни зверталися в пошуку відомостей про підтвердження своїх соціально - правових та майнових прав. Також надходили запити від адвокатів та правоохоронних органів.

На всі заяви і звернення працівники відділу вчасно надавали письмові відповіді у формі довідок, витягів, копій, повідомлень. Із 1201 запитів, що надійшли , з позитивним результатом було виконано 650 соціально-правового характеру, 427 виконаних запитів із рекомендацією звернутися за можливим місцем зберігання та 124 майнового характеру.Основною тематикою запитів були підтвердження трудового стажу, нарахування зарплати, надання земельних ділянок, дозволів на приватизацію, будівництво та ін. Було виконано чотири запити на публічну інформацію.

Юридичним особам, для припинення своєї діяльності, видано 37 довідок для державного реєстратора. Від підприємств, організацій, що припинили свою діяльність було прийнято 537 справ документів з особового складу. Ще 19 юридичним особам видано довідки для ліквідації у зв’язку з відсутністю документів постійного терміну зберігання та особового складу.

Було проведено 53 перевірок  по пільгових довідках працівником управлінням Пенсійного фонду, які були видані архівним відділом про-тягом року. 

Матеріально-технічне забезпечення та умови роботи

Відділ забезпечений 1 архівосховищем загальною площею 200 кв.м., протяжність стелажного обладнання складає 800 погонних метри. Міст-кість приміщень розрахована на 43000 одиниць зберігання. На даний час завантаження архівосховища складає 80%. Перспективним питанням для архівного відділу буде питання продовження реконструкції приміщення.

Відділ обладнано комп’ютером, ноутбуком, принтером, сканером.

За попередній рік було проведено санітарну побілку у коридорі та встановлені броньовані  двері  в приміщенні .