Відділ документального забезпечення

Адреса: пл. Поштова, 3 каб. 202

Телефон: 428031

Графік роботи:

Відділ документального забезпечення

                                                                                                                                                                                     Додаток 10

                                                                                                                                                                                     до рішення LXXXV сесії міської ради

                                                                                                                                                                                     VIII скликання 24.09.2026 № 2922

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ документального забезпечення

1. Загальні положення

1.1. Відділ документального забезпечення (далі – відділ) є  виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи і діє як самостійний структурний підрозділ, утворюється міською радою, підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований виконавчому комітету міської ради, міському голові та керуючому справами виконавчого комітету відповідно до розподілу функціональних повноважень.

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про адміністративні послуги», актами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, регламентом виконавчого комітету та виконавчих органів Ужгородської міської ради (далі – Регламент), Інструкцією з діловодства в Ужгородській міській раді та її виконавчих органах (далі – Інструкція з діловодства) та цим Положенням.

1.3. Відділ має круглу печатку із власною назвою та назвою виконавчого комітету міської ради.

2. Основні завдання

2. Основним завданням відділу є:

2.1.1. Організація єдиного порядку документування у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради відповідно до вимог Регламенту та Інструкції з діловодства;

2.1.2. Забезпечення форм і методів ведення діловодства відповідно до нормативно-правових актів;

2.1.3. Аналіз стану діловодного процесу, пошук шляхів покращення роботи з документами та оптимізація документообігу;

2.1.4. Забезпечення чіткого ведення діловодства у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради в межах компетенції відділу;

2.1.5. Координація і контроль за підготовкою структурними підрозділами матеріалів та проєктів рішень, які вносяться на розгляд виконавчого комітету;

2.1.6. Здійснення аналітичної роботи по прийнятих документах виконавчого комітету та розпорядженнях міського голови;

2.1.7. Забезпечення тимчасового зберігання, обліку та використання  документів, що створюються у процесі діяльності ради, її виконавчого комітету та інших структурних підрозділів, до їх передачі на постійне зберігання; 

2.1.8. Забезпечення організаційного та документального супроводу процесу надання адміністративних послуг, а також своєчасного розгляду звернень і запитів юридичних та фізичних осіб у порядку, встановленому законодавством.  

3. Повноваження

3.1. Забезпечувати документування діяльності виконавчого комітету міської ради.

3.2. Здійснювати контроль за підготовкою проєктів рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.

3.3. Здійснювати редагування проєктів рішень, перевірку їх на відповідність вимогам Регламенту та Інструкції з діловодства та вимогам роботи з документами в системі електронного документообігу «АСКОД».

3.4. Забезпечувати ведення протоколів засідань виконавчого комітету, їх оформлення,  реєстрацію рішень виконавчого комітету, ведення журналу їх реєстрації, організацію своєчасного оформлення, комплектування та розсилання у встановлені терміни рішень на виконання структурним підрозділам.

3.5. Готувати доручення міського голови, дані на засіданні виконавчого комітету.

3.6. Брати участь у розробленні проєктів розпоряджень міського голови, забезпечувати редагування проєктів розпоряджень, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи, забезпечувати їх реєстрацію, ведення журналу реєстрації розпоряджень та доведення до виконавців.

3.7. Подавати для оприлюднення на вебсайті міської ради протоколи засідань виконавчого комітету, рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови.

3.8. Завіряти витяги з рішень міської ради та виконавчого комітету, розпоряджень міського голови та витяги з протоколів сесій та засідань виконавчого комітету.

3.9. Організовувати роботу з укомплектування, переплітання, зберігання, обліку  документів міської ради та виконавчого комітету та подальшу передачу їх на зберігання у архівний відділ.

3.10. Контролювати  дотримання структурними підрозділами єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними.

3.11. Надавати методичну допомогу та рекомендації з підготовки нормативно-правових актів виконавчого комітету.

3.12. Вносити пропозиції щодо змін до регламентних документів, брати  участь у їх підготовці.

3.13. Забезпечувати регулярне та вчасне оновлення наборів даних у форматі відкритих даних.

4. Права та обов’язки

4.1. Працівники відділу документального забезпечення мають право:

4.1.1. Одержувати в установленому порядку від відповідних структурних підрозділів міської ради інформацію та матеріали, необхідні для виконання завдань, покладених на відділ;

4.1.2. Вимагати від працівників структурних підрозділів міської ради дотримання встановлених правил роботи з документами;

4.1.3. Повертати структурним підрозділам для доопрацювання проєкти рішень та розпоряджень, якщо вони подані з порушеннями вимог Інструкції з діловодства та Регламенту;

4.1.4. Відмовити у редагуванні проєктів, виконаних неякісно (допущені довільні скорочення, недописані слова, неправильно написані прізвища та ініціали осіб тощо);

4.1.5. Залучати працівників, які подають проєкти документів, для внесення відповідних правок»;

4.1.6. Вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи;

4.1.7. На підвищення кваліфікації;

4.1.8. На забезпечення сучасними засобами оргтехніки, програмним забезпеченням, доступом до мережі Інтернет, електронної пошти та інших технічних засобів, а також посібниками із  сучасного діловодства та новими словниками, необхідними для належного виконання покладених на відділ завдань.

4.2. На працівників відділу покладаються такі обов’язки:

4.2.1. Дотримуватися чинного законодавства України, вимог цього Положення, змісту посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку, правил та норм охорони праці, техніки безпеки, виробничого, санітарного та протипожежного захисту, а також сумлінно виконувати свої посадові обов’язки;

4.2.2. Дотримуватися установлених законодавством правил професійної етики, високої культури спілкування та правил нерозголошення персональних даних;

4.2.3. Підвищувати професійний рівень. 

5. Керівництво та структура

5.1. Відділ документального забезпечення очолює начальник, який  призначається і звільняється з посади міським головою  відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».   

5.2. Начальник відділу:

5.2.1. Підпорядковується міському голові та керуючому справами   виконавчого комітету;

5.2.2. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе відповідальність за вирішення покладених на відділ завдань;

5.2.3. Планує роботу відділу і забезпечує виконання затверджених планів;

5.2.4 Визначає завдання і проводить розподіл обов'язків між працівниками відділу, узагальнює дані щодо прийнятих рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови, вживає заходів по вдосконаленню роботи відділу, забезпечує підвищення кваліфікації працівників відділу;

5.2.5. Розробляє посадові інструкції працівників відділу, забезпечує дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку.

5.3. Обов’язки та права начальника відділу визначаються цим Положенням та посадовою інструкцією.

5.4. На посаду начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту не нижче ступеня магістра або спеціаліста. Стаж роботи  в органах місцевого самоврядування, на державній службі або на керівних посадах в інших сферах управління не менше 2 років.  

5.5. Заступник начальника відділу:

5.5.1. Здійснює контроль за правильністю оформлення документів: рішень виконкому, розпоряджень міського голови, доручень;

5.5.2. Забезпечує реєстрацію рішень виконкому в системі електронного документообігу «АСКОД», вчасну відправку їх виконавцям, зацікавленим та на публікацію на вебсайті міської ради;

5.5.3. Розглядає та готує відповіді на звернення юридичних та фізичних осіб, надає адміністративні послуги.

5.6. На посаду заступника начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту не нижче ступеня магістра або спеціаліста. Стаж роботи  в органах місцевого самоврядування, на державній службі або на керівних посадах в інших сферах управління не менше 2 років.  

5.7. За відсутності начальника відділу його обов’язки виконує заступник начальника, набуваючи всіх прав, обов’язків та відповідальності начальника відділу.

5.8. Структура відділу та чисельність його працівників затверджуються сесією міської ради, штатний розпис – міським головою у межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників.

5.9. Працівники відділу призначаються і звільняються з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

5.10. На посади спеціалістів відділу призначаються особи, які мають вищу освіту не нижче ступеня бакалавра.

5.11. Вимоги до знань та навичок працівників відділу:

5.11.1. Вільне володіння державною мовою відповідно до вимог законодавства;

5.11.2. Знання профільного законодавства;

5.11.3. Впевнене володіння комп'ютерною технікою, офісними програмами та практичні навички роботи в системах електронного документообігу.

6. Взаємодія

Відділ документального забезпечення в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з усіма структурними підрозділами міської ради з метою забезпечення чіткої роботи виконавчого комітету та єдиного порядку документування у виконавчому комітеті міської ради відповідно до вимог Регламенту та Інструкції з діловодства. 

7. Відповідальність

7.1. Працівники відділу несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України за вчинення таких діянь:

7.1.1. Недотримання вимог чинного законодавства України при виконанні посадових обов’язків;

7.1.2. Несвоєчасне виконання рішень, розпоряджень, доручень ради та її виконавчого комітету та неналежне виконання завдань відділу;

7.1.3. Недотримання норм етики поведінки посадової особи та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органах місцевого самоврядування;

7.1.4. Вчинення корупційних діянь та інших правопорушень, пов’язаних з корупцією;

7.1.5. Розголошення службової та іншої конфіденційної інформації, що стала відома при виконанні посадових обов’язків;

7.1.6. В інших випадках, передбачених чинним законодавством України.

7.2. Працівники відділу звільняються від відповідальності за невиконання або неналежне виконання вимог своїх посадових обов’язків у випадку виникнення форс-мажорних обставин на час дії таких.

8. Заключні положення

8.1. Припинення діяльності відділу здійснюється за рішенням міської  ради.

8.2. 3міни і доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття. Зміни та доповнення до Положення можуть бути внесені з метою приведення Положення у відповідність до вимог чинного законодавства України.   

Секретар ради                                                                                      Ігор ЧОРНІЙ