Відділ документообігу та діловодства

Адреса: пл. Поштова, 3 каб. 106

Телефон: 428031

E-mail: umr@rada-uzhgorod.gov.ua

Графік роботи:

Відділ документообігу та діловодства

                                                                                                                                                                                     Додаток 11

                                                                                                                                                                                     до рішення LXXXV сесії міської ради

                                                                                                                                                                                     VIII скликання 24.09.2026 № 2922

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ документообігу та діловодства

1. Загальні положення

1.1. Відділ документообігу та діловодства (далі – відділ) є  виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи і діє як самостійний структурний підрозділ, утворюється міською радою, підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований виконавчому комітету міської ради, міському голові та керуючому справами виконавчого комітету відповідно до розподілу функціональних повноважень.

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», актами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, регламентом виконавчого комітету та виконавчих органів Ужгородської міської ради (далі – Регламент), Інструкцією з діловодства в Ужгородській міській раді та її виконавчих органах (далі – Інструкція з діловодства), Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в Ужгородській міській раді та цим Положенням.

1.3. Відділ має круглу печатку із власною назвою та назвою виконавчого комітету міської ради, круглу печатку «для документів» та «для пакетів», реєстраційні та кутові штампи.

2. Основні завдання

Основним завданням відділу є:

2.1. Забезпечення ведення діловодства в міській раді відповідно до Інструкції з діловодства та Регламенту виконавчого комітету.

2.2. Здійснення методичного керівництва і контроль дотримання у міській раді та її структурних підрозділах визначеного нормативно-законодавчими актами єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем.

         2.3. Здійснення координації заходів щодо покращення організації контролю за виконанням розпорядчих документів вищих органів, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів обласної ради, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови, запитів на інформацію структурними підрозділами міської ради.

2.4. Підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів для керівництва міської ради щодо виконання директивних і розпорядчих документів вищих органів, розпоряджень міського голови, запитів на інформацію.          

3. Повноваження

У межах своєї компетенції відділ:

3.1. Розробляє Інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ апарату ради та апарату виконавчого комітету;

3.2. Здійснює реєстрацію та веде облік документів, у тому числі запитів на інформацію;

3.3. Організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі особі, відповідальній за ведення архіву;

3.4. Забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами вимог Інструкції з діловодства, Регламенту та національних стандартів;

3.5. Готує проєкти розпоряджень і доручень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу;

3.6. Вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в міській раді;

3.7. Проводить  регулярно  перевірку  стану  діловодства  в  структурних підрозділах міської ради;

3.8. Здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у міській раді;

3.9. Проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

3.10. Перевіряє стан виконання контрольних документів виконавчими органами міської ради в частині делегованих їм повноважень та вносить пропозиції про розгляд на засіданнях виконавчого комітету питань щодо вдосконалення організації контролю за виконанням документів структурними підрозділами, надає методично-практичну допомогу;

3.11. Забезпечує своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів про стан виконання контрольних завдань;

3.12. Завчасно готує і систематично надає структурним підрозділам міської ради письмові нагадування-попередження про наближення термінів виконання контрольних документів;

3.13. Інформує про кількість та характер запитів на інформацію і подає зазначену інформацію для оприлюднення на вебсайті міської ради;

         3.14. Готує, оновлює та публікує на місцевому порталі набори даних публічної інформації у формі відкритих даних, передбачених реєстром наборів даних, розпорядником яких є відділ документообігу та діловодства, актуалізує дані на місцевому порталі відкритих даних, розпорядником яких є відділ документообігу та діловодства;

         3.15. Готує ініціативні листи та відповіді на листи і звернення юридичних та фізичних осіб, відповідно до резолюцій;

         3.16. Організовує роботу з документами, що містять службову інформацію із грифом обмеження «Для службового користування».

4. Права та обов’язки

         4.1. Працівники відділу мають право:

         4.1.1. Одержувати у встановленому порядку від відповідних структурних підрозділів міської ради інформацію та матеріали, необхідні для виконання завдань, покладених на відділ;

         4.1.2. Вимагати від працівників структурних підрозділів міської ради дотримання визначеного нормативно-законодавчими актами єдиного порядку документування і роботи з документами;

         4.1.3. Повертати виконавцям матеріали для доопрацювання їх у випадках порушення Інструкції з діловодства та/або Регламенту;

         4.1.4. Вимагати від виконавчих органів міської ради вдосконалення форм і методів роботи з контрольними документами, дотримання виконавської дисципліни;

         4.1.5. Вносити пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів, заохочення або притягнення до відповідальності посадових осіб, з вини яких порушені строки їх виконання;

         4.1.6. Залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів ради для проведення перевірок роботи з контрольними документами, вжиття заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків;

         4.1.7. На підвищення кваліфікації;

         4.1.8. На забезпечення сучасними засобами оргтехніки, програмним забезпеченням, доступом до мережі Інтернет, електронної пошти та інших технічних засобів, а також посібниками із  сучасного діловодства та новими словниками, необхідними для належного виконання покладених на відділ завдань.

         4.2. На працівників відділу покладаються такі обов’язки:

4.2.1. Дотримуватися чинного законодавства України, вимог цього Положення, змісту посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку, правил та норм охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту, а також сумлінно виконувати свої посадові обов’язки;

4.2.2. Дотримуватися установлених законодавством правил професійної етики, високої культури спілкування та правил нерозголошення персональних даних;

4.2.3. Підвищувати професійний рівень. 

4.3. Працівники відділу, які виявили порушення в роботі виконавчих органів міської ради або службових осіб, зобов’язані доповісти керівництву про ці порушення для вжиття необхідних заходів з їх усунення.

4.4. Покладання на відділ та його працівників обов’язків, які не передбачені цим Положенням, посадовими інструкціями і не стосуються роботи відділу, забороняється.

5. Керівництво та структура

5.1. Відділ документообігу та діловодства очолює начальник, який призначається і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

5.2. Начальник відділу:

5.2.1. Підпорядковується міському голові та керуючому справами   виконавчого комітету;

5.2.2. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе відповідальність за вирішення покладених на відділ завдань;

5.2.3. Планує роботу відділу і забезпечує виконання затверджених планів;

5.2.4 Визначає завдання і проводить розподіл обов'язків між працівниками відділу;

5.2.5. Розробляє посадові інструкції працівників відділу, забезпечує дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку;

5.2.6. Вносить у встановленому порядку подання про присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування, заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень;

5.2.7. Забезпечує підвищення кваліфікації працівників відділу;

5.2.8. Щорічно готує пропозиції щодо списку кадрового резерву на посади службовців органів місцевого самоврядування — працівників відділу;

5.2.9. Розробляє Інструкцію з діловодства і зведену номенклатуру справ апарату ради та  виконавчого комітету;

5.2.10. Здійснює контроль за дотриманням  у  міській  раді  Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства;

5.2.11. Надає методичну допомогу з питань ведення діловодства;

5.2.12. Забезпечує організацію контролю за виконанням директивних і розпорядчих документів вищих органів влади, розпоряджень міського голови структурними підрозділами міської ради;

5.2.13. Узагальнює дані щодо обсягу документообігу та виконання контрольних документів і подає їх на розгляд керівництва міської ради;

5.2.14. Забезпечує зберігання і користування печаткою відділу;

5.2.15. Вживає заходів по вдосконаленню роботи відділу;

5.2.16. Виконує інші обов’язки, покладені на нього міським головою та заступником міського голови, керуючим справами виконкому.

5.3. Обов’язки та права начальника відділу визначаються цим Положенням та посадовою інструкцією.

5.4. На посаду начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра. Стаж роботи  в органах місцевого самоврядування, на державній службі або на керівних посадах в інших сферах управління не менше 2 років. 

5.5.Заступник начальника відділу:

5.5.1. Веде електронну базу даних вхідної, вихідної, внутрішньої кореспонденції та запитів на інформацію;

5.5.2. Контролює організацію діловодства в департаментах, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради;

5.5.3. Здійснює перевірку проєктів листів-відповідей та оформлення їх картки на предмет відповідності вимогам Інструкції, в разі не відповідності повертає для доопрацювання виконавцям;

5.5.4. Веде облік запитів на інформацію, що надходять до міської ради чи її виконавчих органів, та контролює надходження відповідей на них у визначений законом термін;

5.5.5. Відправляє заявнику підготовлені відповідно до запиту документи разом із супровідним листом;

5.5.6. Аналізує та звітує про стан роботи із запитами на інформацію;

5.5.7. Здійснює контроль за рухом документів у міській раді;

5.5.8. Готує, оновлює та публікує на місцевому порталі набори даних публічної інформації у формі відкритих даних, передбачених реєстром наборів даних, розпорядником яких є відділ документообігу та діловодства  відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 року № 835 «Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних» та внутрішніх розпорядчих документів;

5.5.9. Актуалізує дані на місцевому порталі відкритих даних, розпорядником яких є відділ документообігу та діловодства; 

5.5.10. Надає пропозиції змін до Реєстру наборів даних;

5.5.11. Організовує роботу з обліку і зберігання завершених справ;

5.5.12. Відповідає за збереження печаток, штампів та правильності їх використання;

5.5.13. Відповідає за відправку телеграм, листів та інших документів;

         5.5.14. Систематично через систему електронного документообігу надає структурним підрозділам міської ради письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання контрольних документів та запитів на інформацію;

          5.5.15. Здійснює інші повноваження відповідно до Положення про відділ, а також покладені на нього завдання окремими рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови;

5.5.16. Реєструє документи з грифом “Для службового користування”. 

5.6. Обов’язки та права заступника начальника відділу визначаються цим Положенням та посадовою інструкцією.

5.7. На посаду заступника начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту не нижче ступеня магістра або спеціаліста. Стаж роботи  в органах місцевого самоврядування, на державній службі або на керівних посадах в інших сферах управління не менше 2 років.

5.8. За відсутності начальника відділу його обов’язки виконує заступник начальника, набуваючи всіх прав, обов’язків та відповідальності начальника відділу.

5.9. Структура відділу та чисельність його працівників затверджуються сесією міської ради, штатний розпис – міським головою у межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників.

5.10. Працівники відділу призначаються і звільняються з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

5.11. На посади спеціалістів відділу призначаються особи, які мають вищу освіту не нижче ступеня бакалавра.

5.12. Вимоги до знань та навичок працівників відділу:

5.12.1. Вільне володіння державною мовою відповідно до вимог законодавства;

5.12.2. Знання профільного законодавства;

5.12.3. Впевнене володіння комп'ютерною технікою, офісними програмами та практичні навички роботи в системах електронного документообігу.

6. Взаємодія

Відділ документообігу та діловодства в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з усіма структурними підрозділами міської ради з метою забезпечення чіткої роботи виконавчого комітету та єдиного порядку документування у виконавчому комітеті міської ради відповідно до вимог Регламенту та Інструкції з діловодства. 

7. Відповідальність

7.1. Працівники відділу несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України за вчинення таких діянь:

7.1.1. Недотримання вимог чинного законодавства України при виконанні посадових обов’язків;

7.1.2. Несвоєчасне виконання рішень, розпоряджень, доручень ради та її виконавчого комітету та неналежне виконання завдань відділу;

7.1.3. Недотримання норм етики поведінки посадової особи та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органах місцевого самоврядування;

7.1.4. Вчинення корупційних діянь та інших правопорушень, пов’язаних з корупцією;

7.1.5. Розголошення службової та іншої конфіденційної інформації, що стала відома при виконанні посадових обов’язків;

7.1.6. В інших випадках, передбачених чинним законодавством України.

7.2. Працівники відділу звільняються від відповідальності за невиконання або неналежне виконання вимог своїх посадових обов’язків у випадку виникнення форс-мажорних обставин на час дії таких.

8. Заключні положення

8.1. Припинення діяльності відділу здійснюється за рішенням міської  ради.

8.2. 3міни і доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття. Зміни та доповнення до Положення можуть бути внесені з метою приведення Положення у відповідність до вимог чинного законодавства України.   

Секретар ради                                                                                      Ігор ЧОРНІЙ