Відділ організаційного забезпечення

Адреса: пл. Поштова, 3 каб. 203

Телефон: 428031

E-mail: orgvid@rada-uzhgorod.gov.ua

Графік роботи:

Відділ організаційного забезпечення

                                                                                                                                                                                     Додаток 9

                                                                                                                                                                                     до рішення LXXXV сесії міської ради

                                                                                                                                                                                     VIII скликання 24.09.2026 № 2922

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ організаційного забезпечення

1. Загальні положення

1.1. Відділ організаційного забезпечення (далі – відділ) є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи і діє як самостійний структурний підрозділ, утворюється міською радою, підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований виконавчому комітету міської ради, міському голові та керуючому справами виконкому відповідно до розподілу функціональних повноважень.

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», актами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, регламентом виконавчого комітету та виконавчих органів Ужгородської міської ради (далі – Регламент), інструкцією з діловодства в Ужгородській міській раді та її виконавчих органах (далі – Інструкція з діловодства) та цим Положенням.

2. Основні завдання

Основними завданнями відділу є:

2.1. Здійснення організаційного забезпечення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради відповідно до вимог Регламенту та Інструкції з діловодства;

2.2. Розробка і здійснення заходів з підготовки і проведення засідань виконавчого комітету, комісій виконавчих органів міської ради, нарад при міському голові, керуючому справами виконкому, семінарів, конференцій, круглих столів;

2.3. Координація і контроль за підготовкою структурними підрозділами матеріалів та проєктів рішень, які вносяться на розгляд виконавчого комітету;

2.4. Координаційно-технічне, організаційно-документальне та комунікаційне забезпечення діяльності керівництва міської ради та взаємодії між керівництвом та виконавчими органами міської ради;

2.5. Здійснення перспективного та поточного планування роботи виконавчого комітету на основі пропозицій виконавчих органів міської ради;

2.6. Здійснення контролю за виконанням рішень виконкому, доручень міського голови, його заступників та керуючого справами виконкому;

2.7. Організаційний та інформаційний супровід заходів за участю керівництва;

2.8. Організаційне забезпечення в межах повноважень підготовки виборів Президента України, депутатів Верховної Ради України, місцевих рад та міського голови, а також референдумів.

3. Повноваження

3.1. Узагальнювати плани організаційних заходів та готувати щотижневий план-календар заходів, що плануються для проведення у виконавчих органах міської ради та в місті.

3.2. Організовувати проведення нарад при міському голові та керуючому справами виконкому.

3.3. Забезпечувати організаційну підготовку планових питань порядку  денного засідань виконавчого комітету, редагування проєктів рішень.

3.4. Формувати порядок денний засідань виконавчого комітету, пакет проєктів рішень відповідно до порядку денного.

3.5. Повідомляти членів виконавчого комітету та прокурора міста про дату і час проведення засідання виконавчого комітету.

3.6. Організовувати проведення засідання виконавчого комітету.

3.7. Забезпечувати реєстрацію проєктів рішень виконавчого комітету, організовувати своєчасне оформлення, тиражування, комплектування та розсилання у встановлені терміни копій проєктів рішень членам виконавчого комітету.

3.8. Забезпечувати оприлюднення проєктів рішень виконавчого комітету, порядку денного, прийнятих рішень виконавчого комітету на  вебсайті міської ради.

3.9. Вносити на розгляд міського голови проєкти розпоряджень, доручень, планів заходів, доповідних записок та інформації з питань, що належать до компетенції відділу.

3.10. Розглядати звернення, запити юридичних та фізичних осіб, запити на публічну інформацію в порядку, установленому законодавством.

3.11. Здійснювати оформлення протоколів та інших офіційних матеріалів.

3.12. Брати участь у підготовці, координації та проведенні заходів з відзначення загальнодержавних та міських свят.

3.13. Надавати допомогу в організації та проведенні нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, громадських слухань, консультацій з  громадськістю.

3.14. Здійснювати організаційно-технічні заходи з підготовки і проведення виборів Президента України, депутатів усіх рівнів, міського голови на території міста, в тому числі надавати допомогу з цих питань виборчим комісіям.

3.15. Вносити пропозиції щодо змін до регламентних документів, брати участь у їх підготовці.

3.16. Узагальнювати пропозиції структурних підрозділів виконавчого комітету до проєктів планів роботи виконавчого комітету та подавати їх на розгляд виконавчого комітету міської ради, забезпечувати контроль за їх виконанням.

3.17. Здійснювати підготовку доручень міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, контролювати дотримання структурними підрозділами єдиних вимог щодо підготовки таких доручень у межах повноважень та організовувати роботу з ними.

3.18. У межах компетенції та за дорученням міського голови здійснювати перевірку роботи структурних підрозділів щодо виконання ними рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень голови, заступників міського голови та керуючого справами виконавчого комітету, які належать до компетенції відділу.

3.19. Брати участь у підвищенні фахової кваліфікації працівників з питань організаційної роботи.

3.20. Здійснювати організаційне забезпечення громадських слухань у сфері місцевої демократії та управління.

3.21. Узагальнювати висновки, пропозиції та зауваження, що надійшли під час проведення консультацій з громадськістю, та подавати їх на розгляд міському голові.

3.22. Забезпечувати регулярне та вчасне оновлення наборів даних у форматі відкритих даних.

3.23. Забезпечувати роботу міського голови, секретаря ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, як-от: збереження документів, залишених керівництву на підпис; організація телефонних переговорів, прийому керівників виконавчих органів, правоохоронних органів, підприємств, установ, організацій, депутатів та інших відвідувачів; одержання відомостей та виклик працівників за дорученням керівника.

4. Права та обов’язки

4.1. Працівники відділу мають право:

4.1.1. Одержувати в установленому порядку від відповідних структурних підрозділів міської ради інформацію та матеріали, необхідні для виконання завдань, покладених на відділ;

4.1.2. Вимагати від працівників структурних підрозділів міської ради дотримання встановлених правил роботи з документами;

4.1.3. Повертати структурним підрозділам для доопрацювання проєкти рішень, розпоряджень та доручень, якщо вони подані з порушеннями вимог Інструкції з діловодства, Регламенту виконавчого комітету міської ради;

4.1.4. Залучати працівників, які подають проєкти документів, для внесення відповідних правок;

4.1.5. Вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи;

4.1.6. На підвищення кваліфікації;

4.1.7. На забезпечення сучасними засобами оргтехніки, програмним забезпеченням, доступом до мережі Інтернет, електронної пошти та інших технічних засобів.

4.2. На працівників відділу покладаються такі обов’язки:

4.2.1. Дотримуватися законодавства України, вимог даного цього Положення, змісту посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку, правил та норм охорони праці, техніки безпеки, виробничого, санітарного та протипожежного захисту, а також сумлінно виконувати свої посадові обов’язки;

4.2.2. Дотримуватися установлених законодавством правил професійної етики, високої культури спілкування та правил нерозголошення персональних даних;

4.2.3. Підвищувати професійний рівень.

5. Керівництво та структура

5.1. Відділ організаційного забезпечення очолює начальник, який призначається і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

5.2. Начальник відділу:

5.2.1. Підпорядковується міському голові та керуючому справами виконкому;

5.2.2. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе відповідальність за вирішення покладених на відділ завдань;

5.2.3. Планує роботу відділу і забезпечує виконання затверджених планів;

5.2.4 Визначає завдання і проводить розподіл обов'язків між працівниками відділу, забезпечує підвищення кваліфікації працівників відділу;

5.2.5. Розробляє посадові інструкції працівників відділу, забезпечує дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку.

5.3. Обов’язки та права начальника відділу визначаються цим Положенням та посадовою інструкцією.

5.4. На посаду начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту не нижче ступеня магістра (або спеціаліста). Стаж роботи за фахом в органах місцевого самоврядування, на державній службі або на керівних посадах в інших сферах управління не менше 2 років.  

5.5. Заступник начальника відділу:

5.5.1. Контролює дотримання структурними підрозділами єдиних вимог щодо підготовки документів до засідань виконкому;

5.5.2. Забезпечує підготовку порядку денного засідань виконкому;

5.5.3. Забезпечує контроль за виконанням прийнятих виконкомом рішень та доручень міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому;

5.5.4. Здійснює контроль за плануванням роботи виконавчих органів та їх звітуванням.

5.6. Обов’язки та права заступника начальника відділу визначаються цим Положенням та посадовою інструкцією.

5.7. На посаду заступника начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту не нижче ступеня магістра (або спеціаліста). Стаж роботи за фахом в органах місцевого самоврядування, на державній службі або на керівних посадах в інших сферах управління не менше 2 років.  

5.8. За відсутності начальника відділу його обов’язки виконує заступник начальника відділу, набуваючи всіх прав, обов’язків та відповідальності начальника відділу.

5.9. Структура відділу та чисельність його працівників затверджуються сесією міської ради, штатний розпис – міським головою у межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників.

5.10. Працівники відділу призначаються і звільняються з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

5.11. На посади спеціалістів відділу призначаються особи, які мають вищу освіту не нижче ступеня бакалавра.

5.12. Вимоги до знань та навичок працівників відділу:

5.12.1. Вільне володіння державною мовою відповідно до вимог законодавства;

5.12.2. Знання профільного законодавства;

5.12.3. Впевнене володіння комп'ютерною технікою, офісними програмами та практичні навички роботи в системах електронного документообігу.

6. Взаємодія

Відділ організаційного забезпечення в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з усіма структурними підрозділами міської ради з метою забезпечення чіткої роботи виконавчого комітету та єдиного порядку документування у виконавчому комітеті міської ради відповідно до вимог Регламенту та Інструкції з діловодства. 

7. Відповідальність

7.1. Працівники відділу несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України за вчинення таких діянь:

7.1.1. Недотримання вимог чинного законодавства України при виконанні посадових обов’язків;

7.1.2. Несвоєчасне виконання рішень, розпоряджень, доручень ради та її виконавчого комітету та неналежне виконання завдань відділу;

7.1.3. Недотримання норм етики поведінки посадової особи та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органах місцевого самоврядування;

7.1.4. Вчинення корупційних діянь та інших правопорушень, пов’язаних з корупцією;

7.1.5. Розголошення службової та іншої конфіденційної інформації, що стала відома при виконанні посадових обов’язків;

7.1.6. В інших випадках передбачених чинним законодавством України.

7.2. Працівники відділу звільняються від відповідальності за невиконання або неналежне виконання вимог своїх посадових обов’язків у випадку виникнення форс-мажорних обставин на час дії таких.

8. Заключні положення

8.1. Припинення діяльності відділу здійснюється за рішенням міської  ради.

8.2. 3міни і доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття. Зміни та доповнення до Положення можуть бути внесені з метою приведення Положення у відповідність до вимог чинного законодавства України.   

Секретар ради                                                                                     Ігор ЧОРНІЙ